For at boka skal virke etter sin hensikt må den brukes og vedlikeholdes. Det er derfor viktig at de erfaringer som høstes fra hvert eneste av SI's o-løp, gode som dårlige, blir bygget inn i neste utgave. Rent praktisk vil dette foregå ved at det etter hvert arrangement blir holdt et oppsummeringsmøte sammen med lagets interne kontrollør der erfaringene noteres ned. Dette gjøres i en kortfattet intern løpsrapport. Denne leveres sammen med innbydelse, kart og resultatliste til sekretær for arkivering i egen perm. Forslag til eventuelle endringer i arrangementboka inkluderes her.

Arrangementboka revideres årlig basert på løpsrapportene. Lagets interne kontrollør er ansvarlig for at revideringene er implementert innen november. Revidert utgave godkjennes av styret.

Versjon Godkjent Dato

1.0 Njål F. Vadla Januar - 1995

1.1 Njål F. Vadla Oktober - 1995

1.2 Stein Arne Olsen November-1997

Arrangørstabens størrelse er avhengig av antall løyper og deltakere.

Som modell brukes et "vanlig" nasjonalt løp. Ut fra dette økes eller reduseres funksjonerantallet avhengig av deltaker- og løypeantall. Det bør også tas også hensyn til arrangementets art.

Løpsledere og løypeleggere skal lage et kvalitetssikrings-opplegg for å unngå at det oppstår feil og tabber under løps-planlegging og -avvikling.

Det lages etter hvert løp en intern løpsrapport. Denne skal inneholde:

Kort oppsummering av hvordan arrangementet gikk (både det som fungerte bra og det som fungerte mindre bra bør tas med).

Løpsrapportene arkiveres i egen perm. Denne skal være tilgjengelig for alle senere arrangører.

Sikre gjennom kontinuitet, rådgivning og kontroll at SI's orienteringsarrangementer blir gjennomført profesjonelt og til en anerkjent standard.

Mandatområdet omfatter, løyper og arrangement. Mandatet gjelder alle terminfestede løp unntatt treningsløp.

1. Påse at innbydelse godkjennes av kretskontrollør og sendes ut i god tid.
2. Kontrollere arrangementsopplegg, med planer, arrangementsstab og forberedelser.
3. Kontrollere at VDG forhold blir håndtert på en tilfredstillende måte
4. Kontrollere løyper (på kartet). Sjekke at forhold som gjerdepasseringer, avmerking av forbudt område etc. blir tilfredstillende løst.
5. Sjekke at løypelegger har et tilfredstillende kvalitetssikringsopplegg for postkontroll og løypetrykking.
6. Sjekke at løpsledelsen har etablert et tilfredstillende kvalitetssikringsopplegg og beredskapsopplegg.
7. Delta på oppsummeringsmøte etter arrangement, sikre at arrangementsrapport blir utarbeidet og vurdere denne.
8. Påse at fullstendige resultatlister sendes ut innen 14 dager.
9. Påse at deltageroversikt (startkontingent) leveres kasserer umiddelbart etter løpet (1 uke).
10. Være ansvarlig for årlig revidering av Arrangementboka ved sesongslutt.

 

Dette kapitlet beskriver hovedelementene i et orienterings arrangement og ansvarsområdene for arrangementstabens nøkkelpersonell.

1. Løpsleder oppnevner ledere for de forskjellige funksjonene og koordinerer arbeidet mellom gruppene.
2. Lager innbydelse sammen med løypeleggere og sekretariat (husk godkjenning av kretskontrollør). Innbydelse sendes lagene min. 1 måned før løpsdagen. Sjekk liste for innbydelse; se RO-skjermen (evt. sekretær). Husk bankkonto nr. for innbetaling av startkontingent.
3. Lager stevnebudsjett som leveres til kasserer.
4. Lager PM sammen med løypeleggere. Denne skal inneholde informasjon til deltakere, med vekt på punkter som er endret iht. innbydelsen.
5. Ellers bør PM inneholde nyttig info, slik som : Gangtid til start , korreksjoner på kart , spesielle hensyn vedr. forhold til grunneriere (gjerder etc.).
6. Organiserer anskaffelse av premier.
7. Ansvarlig for at pressen blir informert.
8. Være tilgjengelig for sekretæriatet, ta imot klager og videre formidle disse til Kretsstyret.

1. Ansvarlig for at arrangementet blir gjennomført i henhold til vårt (SI's) krav til kvalitet.
2. Organisere premieutdelingen etter hvert som de offisielle resultater foreligger. (Viktig å ikke vente for lenge med premieringen i gutte- og jenteklassene).

1. Holder hele tiden internkontrollør og kretskontrollør oppdatert med arbeidet.
2. Avklare start/mål/samlingsplass med løpsleder.
3. Lage kvalitetssikringsplan for postutsetting og løypetrykking.

- Lage oversikt over gaflingsplan ved stafettløyper.

- Sjekke postdetaljene i terrenget, planlegge gjerdeoverganger.

- Organiserer trykking av løyper.

- Kontroll av riktig trykking og at postbeskrivelse stemmer overens med løypene.

- Levere kontrollklipp til sjef for sekretariatet.

- Lage PM (med løpsleder), leveres til sjef sekretariat for pakking i lagsposer.

- Løypeleggere sjekker kartbeholdning med Ansvarlig kartsalg.

- Skaffe prøveløpere (ved større arrangementer skal alle løyper prøveløpes).

4. Skaffe løpere til å hente inn postene etter løpet.

1. Legge ut og montere alle poster i terrenget.
2. Merke av startpunkt i terrenget, gi startere informasjon om forbudt område og vei til start.
3. Levere ferdig trykte kart til ansvarlig for start.
4. Holde kontroll på at det hele tiden er nok kart. Beredskap for tegning av nye kart gjennom hele løpet (husk postbeskrivelser).
5. Sende ut prøveløper i godtid før start (for å kunne rette opp evt. feil).
6. Sette opp prøvepost på vei til start.
7. Være tilgjengelig for sekretariat ved eventuelle protester.
8. Organisere innsamling av poster etter løpet.

1. Løypelegger organiserer inntak av poster og eventuelle gjerdeoverganger så snart som mulig etter at løpet er ferdig.
2. Poster og bukker leveres ferdig tørket og pakket til materialrom etter avtale med materialforvalter snarest mulig etter løpet. (senest 1 uke etter arrangementet).

1. Avklare hvem som skaffer startnummer (hvis det skal benyttes).
2. Trekking, og utskriving av startlister. Det anbefales at løpsleder er med under trekkingen.
3. Pakking av lagsposer. Husk regning på startkontigent og PM fra løypelegger/løpsleder.
4. Gjennomføre funksjonstest på Datasystem & Time Recorder.
5. Sjekke at målklokke er ladet opp og virker.

1. Montere målområdet med oppløp, målseil, telt, bord og stoler.
2. Sekretariat koordinerer synkronisering av start og målklokke, 1 time før start. Husk reserveklokke.
3. Løpskontor leverer ut lagsposer. Tar imot penger og eventuelle etteranmeldinger.
4. Ajourført startliste hentes av starter ca. 30 min før start.
5. Levere tidsslipper og startkort jevnlig til sekretariat.
6. Etteranmelding registreres med startkort og på startlister. Holde kontroll med antall reservekart mot etteranmelding.
7. Ved bruk av målklokke mot datamaskin, jevnlig gjennomføre synkronisering av målklokken ved hjelp av 00 "løper".
8. Ha reservesystem hvis data program/automatikk svikter.
9. Kontroll av riktig klipp. Kontrollklipp fås av løypelegger.
10. Kriseløsning ved strømbrudd eller datakrasj.
11. Ansvarlig for Resultatservice

    - Montere resultat tavle.

    - Henge opp resultater etter hvert som disse er ferdige i sekretariatet.

    - Skrive ut endelige resultater etter løpet.

1. Skrive ut endelige resultater etter løpet. Sende disse til pressen, lagene, kretsen, NOF og eventuelt andre som skal ha (se RO-skjermen) . Resultatlister må sendes ut innen 14 dager etter løpet.
2. Sende resultater til Sportsredaksjonen , Stavanger Aftenblad. Fax: 51501942.
3. Lage oversikt over betalt startkontigent på løpsdagen (etteranmeldte) + lage "endelige klubblister" med avmerking av etteranmeldte. Leveres til kasserer for kontroll mot forhåndsinnbetaling (senest 1 uke etter løpet).

Koordiner med kasserer mht. utsendelse av giroer/klubblister for klubber som ikke har betalt , slik at Resultatliste kan sendes i samme konvolutt.

1. Alle rydder i sitt ansvarsområde.
2. Plassjef koordinerer ryddingen av samlingsplass.
3. Utstyr leveres ferdig tørket og pakket til matrialrom etter avtale med materialforvalter så snart som mulig etter løpet. Mangler og skader på utstyret rapporteres til materialforvalter.

1. Planlegge sammen med salgssjef, startsjef og sekreteriatsjef hvor de forskjellige telt og boder skal stå.
2. Utnevne ansvarlig for Parkering

   - Politi/lensmann/grunneier varsles der dette er nødvendig.

3. Utnevne ansvarlig for Salg

   - Organisere bestilling av brus, kaker, etc.

4. Koordinere materiellbehov for hele arrangementet.
   NB! Husk merkebånd til start, samlingsplass, mål og Småtroll

1. Organisere og koordinere rigging og opprydding.
2. Lage til eventuelle toaletter.
3. Ansvarlig for all merking til samlingsplass.
4. Ansvarlig for Parkering

   - Parkeringsavgift kan ikke tas ved parkering langs offentlig vei.

5. Ansvarlig for Salg

   - Rigge til salgstelt/bu. Koordineres med plassjef.

   - Husk vekslepenger.

   - Organisere løperdrikke. Husk drikkebeger og bord. Sjekk vannkilde.

Kontrollerer at de eksisterende løypeskiltene stemmer, lage nye skilt med løypenummer,lengde og klasser for de løyper som mangler.

1. Merke til start fra samlingsplass.
2. Montere startbåser og merke båser med løypenr. lengde og klasser.
3. Sperre området for startbåser og forbudt område.
4. Få kart fra løypelegger.
5. Startklokken startes i sekretariat ca. 1 time før start.
6. Henter ajourførte startlister i sekretariat ca. 30 min. før start.

1. Alle rydder i sitt ansvarsområde.
2. Utstyr leveres ferdig tørket og pakket til matrialrom etter avtale med materialforvalter så snart som mulig etter løpet. Mangler og skader på utstyret rapporteres til materialforvalter.

Med et standard orienteringsløp menes et nasjonalt løp med 200-250 deltakere.

1. Foreta anskaffelse av kart.(Få laget spesialkart, trykke opp utsnitt av kartet eller tegne et kart)
2. Skaffe til veie premier.
3. Løyper, start/mål koordineres med løypelegger og plassjef

1. Merke løype for småtroll.
   NB! Husk annen type merkebånd enn det som ellers er brukt under arrangementet.
2. Rigge til start/mål småtroll.
3. Selge småtrollkart og dele ut premier så lenge løpet pågår.

1. Alle rydder i sitt ansvarsområde.
2. Plassjef koordinerer ryddingen av samlingsplass.
3. Utstyr leveres ferdig tørket og pakket til matrialrom etter avtale med materialforvalter så snart som mulig etter løpet. Mangler og skader på utstyret rapporteres til materialforvalter.